Ik zit inmiddels meer dan 20 jaar in het creatieve vak als zelfstandig ondernemer. Eén van de zaken die ik altijd heel goed geregeld had was het bewaken van bestanden en gegevens van klanten en opdrachten. Denk hierbij aan het goed documenteren van afspraken, het logisch vastleggen van opdrachtfasen, de wijze van bestandsbenamingen, maar vooral ook het goed backuppen van alle opdrachten. Weet jij dat alleen al de ontwikkeling van een logo en huisstijl kan leiden tot zo’n 100 bestanden en bestandsversies? Laat staan wat dit aantal bij doorlopende opdrachten is, waarbij we een jaarrond de gehele marketing en communicatie verzorgen.

Zo’n 20 jaar geleden archiveerde ik alles nog op cd’s. Op zaterdag had ik een weekendhulpje die bij mij backups kwam maken. Alles wat op de harde schijf stond werd dan tweevoudig op CD’s opgeslagen. Dat klinkt heel retro, dat weet ik. Maar het was super goed gearchiveerd. Wanneer een klant mij 10 jaar na dato belde voor een bestand dan had ik het meestal binnen enkele minuten gevonden. Later werd dit natuurlijk allemaal via harde schijven gedaan en nu (eindelijk) alles in de cloud. Maar zelfs nu we in de cloud werken hebben we er nog een extra server naast draaien die a-la-minute alle gegevens die in onze onlinedrive veranderen of worden toegevoegd dupliceert. Mijn archief was altijd goed op orde en daarmee bood ik mijn klanten de zekerheid dat hun bestanden nooit verloren zouden gaan. Geloof me, dit is écht niet vanzelfsprekend. Ik heb bureaus gezien waar het archief een ratjetoe was, waar de bestandsopslag niet logisch was en daarmee super foutgevoelig.

Dat idee van het bewaren van bestanden en bewaken van de veiligheid ervan is altijd een basis uitgangspunt geweest. Wij leveren digitale eenheden op. Daar moet je op ieder noodzakelijk of gewenst moment op terug kunnen vallen.

Ondertussen is de wereld veranderd. We hebben te maken met de privacy van klantgegevens en de verantwoordelijkheid om die gegevens te borgen. Dat klinkt misschien wat zwaar op de hand, maar dat is het naar mijn idee niet. Wanneer je als mkb-bedrijf een opdracht bij Creatie Maakt Alles neerlegt, dan krijg je te maken met een team van specialisten die aan jouw opdracht gaan werken. Dat kunnen zowel mensen in dienstverband als op freelancebasis zijn. Deze specialisten krijgen toegang tot jouw bestanden en gegevens. Wij dienen vaak toegangen tot accounts te krijgen, dus ook inloggegevens zijn bij ons bekend. Hoe beschermen wij nu én jouw bestanden, én jouw accounts waar we toegang toe hebben?

• We werken in een onlinedrive waar alleen de mensen die binnen jouw opdracht werken toegang tot krijgen.
• Alle activiteiten die in de onlinedrive plaatsvinden worden 24/7 gedupliceerd naar een externe server.
• Alle collega’s van Creatie Maakt Alles krijgen alleen toegang met een persoonlijk e-mailadres vanuit ons bedrijf tot de onlinedrive. Zij kunnen dus niet met een persoonlijk of eigen account bij bestanden of onze onlinedrive komen. Mocht er een vertrouwensbreuk plaatsvinden in de samenwerking dan kunnen wij a-la-minute alle toegangen van het persoonlijke emailadres terugtrekken.
• Alle collega’s van Creatie Maakt Alles (loondienst én freelance) werken alleen in de onlinedrive en bewaren géén bestanden op hun lokale computer of laptop.
• Alle collega’s van Creatie Maakt Alles (loondienst én freelance) tekenen een samenwerkingsovereenkomst waarin zij beloven alle bestanden en gegevens van klanten geheim te houden en op een ethische wijze te werken.
• Wanneer een collega uit ons team vertrekt dan stoppen we per direct alle toegangen tot opdrachten en accounts. De ex-collega heeft dan geen toegang meer tot onze (bedrijfs)gegevens.
• Periodiek maken we binnen ons systeem een ‘harde knip’ en starten we in een compleet nieuwe online opdrachtmap. Hiermee voorkomen we dat er een te grote hoeveelheid bestanden beschikbaar blijven voor mensen.

Denk maar eens na met hoeveel losse partners je met jouw mkb-bedrijf samenwerkt, alleen al voor de marketing. Weet jij hoe al jouw gegevens, logins, accounts en bestanden zijn beschermd? Daarover nadenken en naar handelen is voor Creatie Maakt Alles maar heel normaal.

info@creatiemaaktalles.com | 06-52447951